Todos aquellos que administramos G Suite for Education en nuestro centro sabemos bien que nos vemos obligados a realizar acciones  repetitivas y lentas. Nuestro trabajo es laborioso por cargar con secuencias de muchos eventos, y se convierte en algo pesado debido a la lentitud de la Consola de Administración. Por si fuese poco, hay muchas tareas que como administrador no están disponibles en dicha consola.

Google Apps Manager (GAM) es una herramienta de línea de comandos creada por Jay Lee en 2015, la cual permite a los administradores trabajar en su cuenta de Google Apps. Es funcional en todas las versiones de Google Apps, excepto en la Free Edition. GAM nos permite ahorrar tiempo al realizar acciones individuales por lotes y también podemos conseguir otras muchas que la consola no nos ofrece. 

Este recurso no sustituye a la consola de Administración, es más bien una extensión que nos confiere mayor capacidad de agencia. Sin embargo, los administradores lo usan bien poco. ¿A qué se debe?

El arte oscuro de los administradores

Aunque hay comunidades que ofrecen ayuda a sus miembros como GEG Spain (@GEGSpain), la verdad es que existe poca formación destinada a que los profesores puedan ser administradores de G Suite. Se está usando una potente herramienta con escasa visión de lo que realmente puede hacer. Por ello decidí escribir mi libro “G SUITE FOR EDUCATION. Administración y configuración de centros educativos” . Si no sabemos ni lo que G Suite puede hacer cuando está bien configurada, más dificil aún es conocer la existencia de una herramienta adicional para administrarla. 

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¿Dónde está mi interfaz gráfica?

En un mundo donde los niños manejan pantallas táctiles o hablan a los dispositivos electrónicos, parece que hayamos olvidado cómo empezó el mundo informático. La interfaz (o entorno de relación máquina usuario) era hace mucho tiempo una pantalla negra donde se escribían lineas de texto sencillo para dar instrucciones a los programas. Si usted, lector, tiene edad como para haber dado clases con tizas de colores o retroproyector, seguro que hizo sus pinitos con el MS-DOS o algún otro adusto sistema operativo. Entonces no va a resultarle tan difícil usar GAM. En caso contrario, tampoco. No sea pusilánime, que tiene usted una carrera universitaria, seguro que puede aprender a escribir unos cuantos comandos. Déjeme que le cuente un poco sobre el tema para animarlo.

¿Ghost? In the shell

Si no usa la terminal, deberá hacerlo. La terminal, consola o shell es el nombre con el que se conoce al intérprete de comandos (órdenes) en los sistemas operativos. Podemos encontrar la terminal en Windows, Linux y Mac, pero la instalación del GAM para usarlo en ella es ligeramente distinta en los disitintos sistemas operativos. La instalación consta de dos partes: 

  • Primero hay que descargar e instalar el paquete correspondiente desde la wiki de GAM, en la cual se recogen las instrucciones de uso, con ejemplos comentados de líneas de comandos.
  • La segunda es configurar un proyecto y autorizar a GAM para el acceso con una cuenta de administrador (superadministrador) mediante protocolo OAuth2 (trato de este tema en el capítulo 15 de mi libro). Además deberá acceso a GAM para el acceso a configuración y datos.

A pesar de que GAM funciona tan solo con texto en una pantalla a dos colores, la verdad es que nos va proporcionando información para guiarnos durante todo el proceso, y dicha información escrita nos orienta de forma más que satisfactoria. Hay que decir que saber en qué jardín nos hemos metido, también nos ayuda en este procedimiento.

Nuestros primeros pasos con GAM

Yo comencé incorporando las fotos de los alumnos en su perfil. Luego opté por invitar a los padres de todos los alumnos como tutores en Classroom. Pero por poner otros ejemplos de aquello que se puede hacer de forma rápida:

  • Vaciar varios grupos a la vez.
  • Cambiar la contraseña de muchos usuarios a la vez.
  • Obtener información de las clases abiertas en Google Classroom de toda la organización.

En resumen, GAM es una herramienta mucho más fácil de usar de lo que parece y nos permite aumentar nuestra productividad en la administración de G Suite for Education.