Google lanzó la función de Acceso del tutor (padres y madres) en Google Classroom en agosto de 2016. Como explico en mi libro, este servicio de información automática puede ayudar, y mucho, con el problema del incumplimiento de las tareas telemàticas. 

Para sacar partido de esta función, nuestra tarea de administrador@s de G Suite va a necesitar algo más que un simple apaño en la Consola de administración para configurar el Acceso del tutor. Como de costumbre, las instrucciones que Google proporciona no te ofrecen una visión clara de como hacer las cosas en su totalidad y no han puesto demasiado fácil la aplicación de esta función.

Por eso, aunque esté configurado el Acceso del tutor, nos encontramos con dos obstáculos que quiero comentar en este post.

Cada profesor decide si quiere el Acceso del tutor en sus clases

Google ha determinado que el Acceso del tutor esté desactivado por defecto en las aulas que se vayan creando, siendo cada profesor el “master” de sus aulas, quien disponga en última instancia si este servicio funciona o no en su Classroom. 

Cuando un profesor que no ha usado nunca dicho servicio lo activa por primera vez en una clase, el sistema le da a elegir entre hacerlo únicamente en ese aula o en todas las activas y las de nueva creación.

  • Una vez dentro de un aula, pulsar el botón de Ajustes de clase (rueda dentada) que hay en la esquina superior derecha
  • En la nueva ventana de Ajustes de clase, activar el botón deslizante Resúmenes para tutores. Se encuentra abajo de todo en el apartado General.

  • Saldrá un cuadro de diálogo llamado ¿Añadir la clase a los resúmenes por correo electrónico para los tutores? 

  • Dejar seleccionada la casilla de verificación Añadir todas las clases que impartes a los resúmenes por correo electrónico que se envían a los tutores. Pulsar en Añadir clase.

Debido a la naturaleza opcional del acceso del tutor a las clases de cada profesor, es preciso hablar de este tema y llegar a un acuerdo general. Decidir una postura de centro respecto al uso de este servicio de información nos proporciona coherencia interna y frente a las familias.  

Carga de las direcciones de correo electrónico para invitar a tutores

Una vez que un padre acepta la invitación de Google Classroom, su dirección queda asociada en todas las clases donde el alumn@ esté presente y el profesor haya activado el servicio.

Al iniciar el servicio en mi centro me encontré con una sorpresa decepcionante: el procedimiento para introducir las direcciones de correo electrónico de los padres era largo y tedioso. Este proceso para invitar a tutores lo puede realizar cualquier profesor (de hecho, la Consola de adminstración no ofrece ninguna opción al respecto), y se debe cumplimentar alumno por alumno desde sus aulas de Classroom (en la actual página de Personas).

Por fortuna, se puede realizar la invitación masiva con GAM (Google Apps Manager).

Tan sólo hemos de preparar un archivo en Google Hoja de cálculo donde se recojan las direcciones de correo en una tabla de dos columnas. 

  • Los datos de cabecera deben ser student-email y parent-email. En la primera columna pondremos el correo del alumn@  y en la columna de al lado el de su padre o el de su madre.

  • En el caso de tener los correos de ambos progenitores, se puede crear dos entradas con la misma dirección del alumno. Es importante incluir ambos tutores, en especial en casos de separación o divorcio.

Exportar ese archivo a CSV (texto con valores separados por comas). En el ejemplo propongo el nombre de tutres.csv.

Abrir la consola y usar la siguiente instruccion de GAM

gam csv tutores.csv gam create guardianinvite ~parent-email ~student-email

Este procedimiento está recogido en la wiki de GAM.

Mi consejo es preparar los archivos por tutorias para evitar grandes errores. Si cometemos un error de corrimiento de lectura, que afecta a toda la serie que hay a continuación, no tendrá los mismos efectos en el número 14 de una lista de 30 que en una lista de 125. Además, si el alta se hace por tutorias es más fácil de repasar y localizar errores. 

En resumen, para poder activar el Acceso de tutores en Google Classroom, además de la activación en la Consola de Administración, es preciso que el profesorado actúe de forma consensuada activando también el servicio de forma individual, y es altamente recomendable hacer una invitación masiva de tutores a través de GAM.

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