G Suite for education es gratuito para centros educativos. Y con él, Google Drive, un servicio de alojamiento en la nube de archivos multiplataforma (Windows, Android, iOS) que tiene almacenamiento ilimitado. Sí, ilimitado.

Si además contamos con las apps  que Drive tiene vinculadas (Google Docs, Hojas de cálculo, etc.),  que constituyen una suite ofimática y permiten una edición colaborativa en tiempo real, Google Drive es sin duda alguna un servicio excelente.

Por si fuese poco, en Google Classroom tenemos plenamente integrados Google Drive y también Gmail y Calendar. Son muchas las ventajas que podemos obtener del servicio y unos cuantos los pecados que cometemos. Son pecados por acción y omisión, debidos con frecuencia a la ignorancia. Que nadie piense que acuso a la gente de tener esqueletos en el armario. Estoy convencido de que esos fallos con Google Drive se deben a que la verdad sobre Google Drive es una verdad muy oculta.

La información que voy a compartir en este post, también está reflejada, aunque de forma menos crítica, en mi libro. Es el fruto de leer y releer hasta la saciedad la web de Ayuda de Administración de G Suite (goo.gl/owfYgE), de hacer pruebas o tests en diferentes procedimientos en Drive, y de consultar los resultados obtenidos en el servicio de ayuda telefónica de Google para administradores. Por cierto, en la asistencia de Google deben tener mi teléfono calado.

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Se prescinde de las plantillas de Drive

Una opción altamente útil de drive y en concreto de Documentos de texto y Hojas de cálculo, son las plantillas. En un centro docente del siglo XXI, donde el profesorado trabaja compartiendo documentos es imprescindible crear un catálogo de modelos de documentos compartidos para tareas colaborativas, como pueden ser:

  • Modelo de programación de una asignatura (cuando una asignatura/nivel la imparten dos profesores o más)
  • Hojas de seguimiento de una alumno (hàbitos, actitud), cumplimentados por varios profesores
  • Informe de tutor entrevista de padres (recoge información de cada materia)

Pero muy pocos centros usan esta característica de Drive, por lo que cada curso se generan distintas versiones de estos documentos. Con un gasto de tiempo por parte del profesor que los necesita. Con otro gasto de tiempo para los profesores que son invitados a colaborar en el documento, pues tienen que entender su estructura y requerimientos. 

Sin plantillas, el trabajo colaborativo del profesorado es un ladrón de tiempo.

A veces los profesores no encuentran las carpetas compartidas

En muchos centros saben compartir una carpeta con más usuarios. En algunos centros saben crear grupos de trabajo. En muy pocos centros saben que para compartir documentos con grupos de trabajo, deben usar las unidades de equipo.

Si no me cree, voy a hacerle una pregunta: ¿Tienen acceso los nuevos miembros de una lista de correo a la que se ha compartido una carpeta? La respuesta es no. Por ejemplo: el departamento de matemáticas da la bienvenida a dos nuevos miembros que el administrador da de alta en el grupo de trabajo, pero inexplicablemente no encuentran la carpeta que el jefe de departamento compartió con el grupo el año pasado.

Cuando un usuario comparte una carpeta con un grupo, la comparte con todos los miembros en activo que estaban dentro del grupo en ese momento, de forma individual y mientras sigan en el grupo. Para compartir con éxito contenidos de Drive con un grupo de trabajo (lista de correo), deben usarse las unidades de equipo.

Si no sabe qué son las unidades de equipo y ni siquiera las ha visto, es por que su centro se registró en G Suite antes de julio de 2017 y no se han enterado  del lanzamiento de las mismas. Puede pasar y pasa. Si este es el caso, debe activar las unidades de equipo en la Consola de Administración.

Para compartir una carpeta con un grupo de forma dinámica (dando de baja a los que abandonan el grupo pero dando el alta a los que se añaden), se debe añadir el grupo de trabajo o lista de correo a una unidad de equipo.